Lãnh đạo Phòng:
ThS. Nguyễn Thanh Vân, chức vụ: Trưởng phòng
Email: vannt@ptithcm.edu.vn
Điện thoại: 028.37306600 – Fax: 028.37306600
Chức năng:
Phòng Tổ chức – Hành chính – Quản trị có chức năng tham mưu, giúp việc cho Phó giám đốc Học viện Phụ trách Học viện Cơ sở về tổ chức, quản lý, điều hành các công tác:
– Công tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương, tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng, các chính sách xã hội đối với viên chức và người lao động, bảo vệ chính trị nội bộ, thanh tra thủ trưởng, thi đua khen thưởng và kỷ luật.
– Công tác văn thư, tổng hợp.
– Công tác hành chính quản trị.
– Công tác quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất được giao, tổ chức phục vụ và cung cấp các dịch vụ tại Học viện Cơ sở, thực hiện và phối hợp thực hiện mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở vật chất tại Học viện Cơ sở.
Nhiệm vụ:
1. Nhiệm vụ Tổ chức nhân sự:
a. Nghiên cứu đề xuất với Học viện về cơ cấu tổ chức, quy hoạch cán bộ, kế hoạch xây dựng và phát triển nguồn nhân lực của Học viện Cơ sở trong từng thời kỳ, tổ chức thực hiện khi được phê duyệt;
b. Nghiên cứu kế hoạch xây dựng đội ngũ cán bộ giảng dạy, quản lý chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Học viện Cơ sở. Định kỳ tổ chức đánh giá, phân loại, bố trí, sắp xếp cán bộ, giảng viên của Học viện Cơ sở theo phân cấp;
c. Thực hiện công tác thanh tra thủ trưởng theo quy định của pháp luật hiện hành.
d. Lập phương án, thủ tục hồ sơ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt những vấn đề về tổ chức, cán bộ, lao động tiền lương, chính trị xã hội và kỷ luật theo đúng các quy định;
e. Xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy làm việc, quy định về lĩnh vực tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương trong Học viện Cơ sở không trái với quy định của Học viện;
f. Xây dựng và thực hiện kế hoạch lao động tiền lương của Học viện Cơ sở. Tổ chức thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp, chính sách xã hội, an toàn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động đối với viên chức và người lao động trong Học viện Cơ sở;
g. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng lao động của Học viện Cơ sở;
h. Xây dựng và tổ chức kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho viên chức và lao động trong Học viện Cơ sở
i. Quản lý hồ sơ cán bộ thuộc diện quản lý của Học viện Cơ sở;
j. Làm đầu mối quản lý, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ của Học viện Cơ sở; Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định về bảo vệ chính trị nội bộ;
k. Tổ chức xây dựng kế hoạch dự bị động viên thời chiến và quốc phòng toàn dân.
2. Nhiệm vụ Văn thư, Tổng hợp:
a. Phối hợp với Học viện tổ chức xây dựng kế hoạch công tác tháng, lịch công tác tuần của Phó giám đốc phụ trách Học viện Cơ sở. Tổ chức và đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc của Lãnh đạo Học viện Cơ sở với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Học viện Cơ sở. Tham dự, ghi chép biên bản, ra thông báo theo yêu cầu của Lãnh đạo;
b. Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, các quyết định của Lãnh đạo Học viện Cơ sở. Tổng hợp đánh giá tình hình hoạt động của Học viện Cơ sở, soạn thảo các báo cáo công tác định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Học viện Cơ sở. Tổ chức các hội nghị triển khai kế hoạch, sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ của Học viện Cơ sở;
c. Làm đầu mối tiếp nhận, xử lý, phân hướng văn bản đến. Rà soát phát hiện sai sót, đảm bảo về thủ tục hành chính, pháp lý của các văn bản trước khi trình ký và gửi đi theo quy định. Tư vấn pháp lý cho Lãnh đạo Học viện Cơ sở trong công tác ban hành văn bản. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Học viện Cơ sở;
d. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ theo quy định;
e. Quản lý, tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng, công tác quan hệ công chúng, công tác thông tin tuyên truyền, công tác lịch sử truyền thống, trang trí khánh tiết trong các ngày lễ, ngày kỷ niệm theo quy định;
f. Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện, thủ tục cho đoàn ra, đoàn vào của Học viện Cơ sở theo quy định.
3. Nhiệm vụ Hành chính quản trị:
a. Quản lý cơ sở hạ tầng và tài sản dùng chung, hội trường, các phòng làm việc, phòng họp, phòng học và các cơ sở, thiết bị dùng chung khác được giao. Tiếp nhận nhu cầu, cân đối, sắp xếp, điều hòa, giao nhận và tổ chức phục vụ;
b. Xây dựng kế hoạch mua sắm, trang bị, sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp, hoàn thiện cơ sở vật chất thường xuyên và đột xuất. Tổ chức thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt;
c. Tổ chức phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và các hoạt động có liên quan khác của Học viện Cơ sở;
d. Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết phục vụ các hội nghị; Thực hiện các quy định về trang trí trong các ngày lễ, kỷ niệm tại cơ quan;
e. Tổ chức cung cấp điện nước, thông tin liên lạc, vận tải, đảm bảo công tác bảo vệ cơ quan, phòng chống cháy nổ và các hoạt động khác có liên quan tại các cơ sở của Học viện Cơ sở;
f. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ; Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh an toàn lao động tại cơ quan;
g. Quan hệ với địa phương nơi trú đóng để phối hợp công tác bảo vệ trị an, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, tham gia nghĩa vụ với địa phương theo quy định của pháp luật;
h. Tổ chức quản lý và triển khai công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu, vệ sinh phòng bệnh cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, sinh viên và bảo vệ cảnh quan môi trường Học viện cơ sơ.
4. Nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất, tổ chức cung cấp dịch vụ và phục vụ các hoạt động thường xuyên của Học viện Cơ sở:
a. Xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm và dài hạn, phương án sử dụng cơ sở vật chất và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
b. Quản lý khai thác, ngăn ngừa, xử lý những hành vi xâm phạm đất đai, cơ sở vật chất được giao;
c. Xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì và nâng cấp cơ sở vật chất, tổ chức thực hiện kế hoạch khi được phê duyệt;
d. Tổ chức xây dựng nội quy, quy định quản lý cơ sở vật chất; các quy định về quản lý ký túc xá; các quy định về công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh an toàn lao động tại Học viện Cơ sở. Tổ chức việc thực hiện các nội quy, quy định khi được phê duyệt;
e. Tổ chức mua sắm và sửa chữa công cụ, dụng cụ, trang thiết bị (không thuộc dự án đầu tư), văn phòng phẩm cho các phòng khoa tại Học viện Cơ sở;
f. Quản lý, vận hành và sửa chữa kịp thời khi có sự cố xảy ra đối với hệ thống điện, nước, chiếu sáng, điện thoại đảm bảo hoạt động bình thường để phục vụ các hoạt động tại các cơ sở của Học viện Cơ sở;
g. Khai thác cơ sở vật chất chưa hết công năng để cung cấp các loại dịch vụ đáp ứng nhu cầu của đơn vị, cá nhân trong và ngoài Học viện Cơ sở;
h. Tổ chức cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho việc nâng cao chất lượng đào tạo, phục vụ đời sống và dịch vụ khác mà pháp luật không cấm,
i. Thực hiện công tác vệ sinh môi trường đảm bảo cho cơ sở luôn xanh, sạch, đẹp;
j. Tổ chức triển khai thực hiện công tác quản lý sinh viên nội trú theo quy định của Bộ Giáo dục & Đào tạo, Học viện và Học viện Cơ sở;
k. Thu thập, tổng hợp nhu cầu xin ở nội trú của sinh viên, xem xét, bố trí cho sinh viên ở trong ký túc xá; kiểm tra và kiến nghị xử lý sinh viên vi phạm quy định ký túc xá của Bộ Giáo dục & Đào tạo, Học viện và Học viện Cơ sở;
l. Phối hợp với các ngành, các cấp chính quyền địa phương trên địa bàn nơi Học viện Cơ sở đóng, khu vực có sinh viên nội trú xây dựng kế hoạch đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn cho sinh viên; giải quyết kịp thời các vụ việc liên quan đến sinh viên;